Assistant du Directeur général adjoint (H/F)
CDI temps plein

Environnement du poste

• Avoir connaissance de l’ensemble des dossiers liés à l’activité de secrétariat de la Direction générale
• Assurer une continuité de service les jours ouvrés (du lundi au vendredi), selon les horaires d’ouverture de la Direction Générale
• Travail en binôme avec l’assistante du Directeur Général

Objectif général du poste

• Participer à la gestion administrative de la Direction générale
• Assister le Directeur Général Adjoint et organiser son secrétariat
• Organiser le traitement et la circulation de l’information interne et externe
• Organiser et assurer le suivi des réunions de Direction et les CODIR
• Participer à la coordination et à l’organisation des instances ICANS et Centre Paul Strauss, en lien avec l’assistante de la Direction Générale
• Assurer la gestion logistique des réunions et la gestion des ressources matérielles
• Appuyer la Responsable affaires générales et mécénat
• Assister le Directeur Général à sa demande et en l’absence de son assistante

Responsabilités et missions

1/ Participer à la gestion administrative de la Direction Générale :

Cette mission est assurée en complémentarité avec l’assistante de la Direction Générale, selon un planning établi (2.5 jours par semaine) :

• Prendre en charge l’accueil téléphonique (filtre, prise de message)
• Gérer la boîte mails dédiée au secrétariat de la Direction Générale
• Gérer le courrier entrant (enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)

Assurer le suivi des réunions de direction et des CODIR :

préparation et diffusion des ordres du jour, mise en forme des comptes rendus, diffusion des CR, archivage.

Participer à la réalisation des comptes rendu des instances ICANS et CPS selon répartition établie par la Direction générale.

2/ Assister le Directeur Général adjoint :

• Gérer son agenda en priorisant les rendez-vous et en assurant un suivi
• Relancer et accueillir
• Préparer les dossiers des réunions et rendez-vous programmés, établir les notes de synthèse correspondantes si nécessaire
• Suivre des projets portés au sein de l’établissement et tout particulièrement par le Directeur Général Adjoint (projet stratégique, dialogue de gestion, rencontres services)
• Organiser les déplacements, gérer les frais professionnels du Directeur Général Adjoint

3/ Assurer le secrétariat du Directeur Général Adjoint :

• Assurer la frappe et la gestion du courrier sortant (frappe, envoi, enregistrement, diffusion et suivi)
• Assurer la frappe et la gestion des notes et des décisions (frappe, enregistrement, diffusion et suivi)
• Organiser des réunions et rédiger ou mettre en forme des comptes rendus
• Préparer les dossiers en fonction des sujets

4/ Organiser la circulation de l’information en interne et en externe :

• Développer des outils ou des procédures structurant le fonctionnement institutionnel, être force de proposition
• Mettre à jour et diffuser les informations liées à son fonctionnement général
• Veiller au respect de la procédure relative aux instances
• Veiller à la mise à jour des documents relevant de la direction générale dans ENNOV
• Classer et archiver les dossiers
• Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du fichier de contacts institutionnels et de partenaires extérieurs

Le traitement de l’information est réalisé dans le cadre de chronos mutualisés DG / DGA

5/ Réaliser les différentes tâches de l’assistante du Directeur général en son absence.

6/ Appuyer la Responsable affaires générales et mécénat :

• Suivre certains projets institutionnels et apporter un soutien ponctuel (projet stratégique, mission Prévention, appui rédactionnel ou administratif, aide logistique à l’occasion d’évènements, etc.)
• Apporter un appui pour l’organisation et la gestion de l’appel à projets interne annuel (enregistrement et suivi des candidatures, organisation des jurys, rédaction et envoi des courriers réponses) et contribuer au suivi de l’avancement des projets financés par les dons
• Etre en appui pour l’envoi de mailings aux donateurs
• Etre en appui administratif sur la gestion des successions.

7/ Autres missions :

• Assurer en lien avec le DGA le suivi des absences de l’équipe de direction
• Assurer la suppléance pour la gestion des ressources matérielles de la DG
• Prendre en charge l’intégration et l’accompagnement des stagiaires de la Direction générale, des nouvelles secrétaires des chefs de pôle, chefs de service ou directeurs fonctionnels et être la personne référente
• Assurer un rôle de soutien aux directions fonctionnelles en cas d’absence de leur assistant(e) de direction

Liens hiérarchiques et fonctionnels | Relations extérieures

Lien hiérarchique :

• Directeur Général Adjoint

Liens fonctionnels :

• Binôme Assistant(e) Direction Générale
• Directions fonctionnelles
• Binôme Assistant(e) Direction Générale
• Responsable Affaires générales et mécénat
• Directions fonctionnelles
• Assistant(e)s de direction des directions fonctionnelles, secrétariats internes
• Personnel médical
• Interlocuteurs externes, institutionnels et particuliers

Compétences

Connaissances/Savoir-Faire

• Maîtriser les savoir-faire liés à l’activité de secrétariat (accueil physique, téléphonique)
• Maîtriser les outils bureautiques, de messagerie électronique et les logiciels métiers
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtriser l’anglais (lu/écrit/parlé)
• Maîtriser le vocabulaire propre au secteur médical et/ou hospitalier
• Posséder une culture juridique et institutionnelle et disposer d’une aisance rédactionnelle dans ces domaines

Aptitudes personnelles

• Aisance relationnelle, sens de l’accueil, du service, des relations humaines
• Sens des responsabilités et de l’organisation
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Polyvalence
• Disponibilité selon les évènements
• Esprit d’équipe
• Adaptabilité, souplesse
• Sens des priorités et réactivité
• Rigueur
• Autonomie

Formation

Diplômes et expérience

• Niveau III- BTS Assistante de Direction
• Maîtrise de l’anglais (lu/écrit/parlé)
• Une première expérience dans le domaine hospitalier serait appréciée

Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) à la :

Direction des Ressources Humaines
ICANS | Institut de cancérologie Strasbourg Europe
recrutement@icans.eu

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Pour rappel, la fiche de poste recense de manière non exhaustive ni limitative les principales missions inhérentes au poste.