Assistant(e) direction générale (H/F)
CDI à temps complet

Environnement du poste

  • Travailler avec son binôme Assistant(e) Direction Générale et avoir connaissance de l’ensemble des dossiers liés à l’activité de secrétariat de la Direction Générale
  • Assurer une continuité de service les jours ouvrés (du lundi au vendredi), de 8h à 18h.

Objectif général du poste

  • Assister le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint.
  • Assurer la gestion administrative de la Direction Générale.
  • Organiser et gérer la coordination et l’organisation des instances, notamment des Assemblées générales de l’ICANS et du GIP ICANS et du Conseil d’administration du Centre Paul Strauss.

Responsabilités et missions

Assister le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint
  • Assister le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint dans leurs missions d’Administrateur et d’Administrateur suppléant de l’ICANS.
  • Gérer les agendas.
  • Organiser les déplacements, gérer les frais professionnels.
  • Préparer les dossiers des réunions et rendez-vous programmés, établir les notes de synthèse correspondantes.
  • Assurer les missions spécifiques à l’activité médicale et universitaire du Directeur Général (prise de rendez-vous, frappe de comptes rendus, suivi des publications).
Assurer la gestion administrative de la Direction Générale
  • Prendre en charge l’accueil physique et téléphonique.
  • Gérer la boîte mails dédiée au secrétariat de la Direction Générale.
  • Gérer le courrier entrant et sortant (frappe, envoi / réception, enregistrement, diffusion, et suivi).
  • Organiser des réunions et rédiger des comptes rendus.
  • Assurer avec certains partenaires le suivi d’une mission spécifique au-delà des éléments opérationnels (agenda, coordination d’acteurs, etc.).
  • Suivre des projets portés au sein de l’établissement.
  • Développer des outils ou des procédures structurant le fonctionnement institutionnel, être force de proposition Assurer et formaliser le suivi des décisions et les réponses aux sollicitations externes dans le respect des délais.
  • Formaliser les délégations de signatures et de compétences des membres de l’équipe de direction, établir le suivi des désignations et des représentations internes et externes.
  • Être en appui sur la réalisation du rapport d’activité de l’établissement.
  • Être en appui pour le suivi et le classement de conventions et pour la rédaction de documents en lien avec le responsable des affaires juridiques et marchés
  • Participer à la gestion documentaire de l’établissement, mettre à jour et diffuser les informations liées à son fonctionnement général.
  • Prendre en charge l’intégration et l’accompagnement du personnel en contrat temporaires (alternance, CDD, intérimaires, stagiaires, etc.) et être la personne référente.
  • Classer et archiver les dossiers.
  • Gérer les ressources matérielles courantes de la Direction Générale (suivi et commande des fournitures bureautiques et hôtelières).
Organiser et gérer la coordination et l’organisation des instances
  • Assurer la coordination des instances de l’établissement avec les secrétariats respectifs (calendrier des instances, respect des délais, vérification de l’accessibilité des comptes rendus, etc.)
  • Établir les décisions de compositions des instances
  • Organiser les réunions et assurer le secrétariat du Conseil d’administration du Centre Paul Strauss, des Assemblées générales, du Comité exécutif et du Comité de direction de l’ICANS, préparer l’ordre du jour en lien avec le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint, envoyer les convocations, rédiger ou finaliser les notes de présentation, préparer les documents et supports de présentation, assurer la prise de notes et la frappe des comptes rendus.
  • Prendre en charge l’organisation logistique de ces instances.

Liens hiérarchiques et fonctionnels / Relations extérieures

Lien hiérarchique :
  • Directeur Général
  • Directeur Général Adjoint
Liens fonctionnels :
  • Binôme Assistant(e) Direction Générale
  • Directions fonctionnelles
  • Assistant(e)s de direction des directions fonctionnelles, secrétariats internes
  • Personnel médical
  • Responsable développement de la collecte de fonds
  • Responsable Affaires juridiques et marchés
  • Interlocuteurs externes, institutionnels et particuliers

Compétences

Connaissances/Savoir-Faire
  • Maîtriser les savoir-faire liés à l’activité de secrétariat (accueil physique, téléphonique)
  • Maîtriser les outils bureautiques, de messagerie électronique et les logiciels métiers
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
  • Maîtriser l’anglais (lu/écrit/parlé)
  • Maîtriser le vocabulaire propre au secteur médical et/ou hospitalier
  • Posséder une culture juridique et institutionnelle et disposer d’une aisance rédactionnelle dans ces domaines
Aptitudes personnelles
  • Aisance relationnelle, sens de l’accueil, du service, des relations humaines
  • Sens des responsabilités et de l’organisation
  • Discrétion, respect de la confidentialité
  • Polyvalence
  • Disponibilité selon les évènements,
  • Esprit d’équipe
  • Adaptabilité, souplesse
  • Sens des priorités et réactivité
  • Rigueur
  • Autonomie

Formation

Diplômes et expérience
  • Niveau III- BTS Assistante de Direction
  • Maîtrise de l’anglais (lu/écrit/parlé)
  • Une première expérience dans le domaine hospitalier serait appréciée

Statut et conditions de travail

  • Le poste est basé à l'ICANS à Strasbourg.
  • Rémunération proposée selon profil et expérience.


Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) à:

Laetitia WOLFFER
Chargée emploi et formation
Direction des Ressources Humaines
ICANS | Institut de cancérologie Strasbourg Europe
l.wolffer@icans.eu